Sua impressora não é um móvel. É um equipamento de precisão com peças móveis, sensores e componentes eletrônicos sensíveis. E, no ambiente corporativo, ela é tratada como se fosse indestrutível — até o dia em que para de funcionar.
Estima-se que 68% das falhas em impressoras corporativas têm origem em ações do usuário ou falta de manutenção preventiva, segundo dados da Quocirca (2024). O custo médio de uma parada não programada em uma impressora de médio porte pode ultrapassar R$ 1.200, considerando horas de TI perdidas, suprimentos descartados e impacto na produtividade da equipe.
Pensando nisso, listamos os quatro erros mais comuns que matam impressoras no dia a dia empresarial — e o que fazer no lugar.
1. Usar Papel de Baixa Qualidade ou Danificado
Parece inofensivo, mas o tipo de papel é uma das principais causas de falhas mecânicas em impressoras.
O que acontece
Papéis muito finos, úmidos, amassados ou com bordas irregulares não alimentam corretamente o cilindro. O resultado? Atolamentos recorrentes que forçam engrenagens, danificam roletes e, em casos graves, podem riscar o tambor — peça cuja substituição custa entre R$ 400 e R$ 1.500 dependendo do modelo.
O dado
De acordo com a Kyocera, fabricante parceira da TecPrinters, até 45% dos chamados técnicos para impressoras laser têm origem em problemas com papel. Em escritórios que usam papel reciclado de baixa gramatura (abaixo de 75 g/m²), a taxa de atolamento pode ser até 3x maior que o normal.
O que fazer
- Use papel com gramatura entre 75 g/m² e 90 g/m², conforme recomendação do fabricante.
- Armazene o papel em local seco e arejado, longe de janelas e umidade.
- Não reaproveite papéis amassados ou grampeados — cada grampo esquecido pode danificar o cilindro permanentemente.
- Antes de abastecer a bandeja, folheie o papel para separar folhas que possam estar grudadas.
2. Ignorar Limpeza e Manutenção Preventiva
Impressora não dá aviso prévio. Quando começa a falhar, o reparo já é emergencial.
O que acontece
Resíduos de toner, pó de papel e poeira acumulam-se internamente com o uso. Em impressoras laser, o excesso de toner residual pode vazar e queimar a unidade fusora — uma peça que custa entre R$ 600 e R$ 2.000. Em jato de tinta, cabeçotes entupidos por longos períodos de inatividade deixam de imprimir por completo, tornando o equipamento inutilizável.
O dado
Pesquisas da IDC indicam que empresas que não realizam manutenção preventiva em seus equipamentos de impressão gastam em média 32% a mais com reparos emergenciais ao longo de 12 meses. Além disso, o tempo de inatividade não planejada é 4x maior.
O que fazer
- Siga o cronograma de limpeza do fabricante (geralmente a cada 5.000 ou 10.000 páginas).
- Mantenha as ventoinhas e entradas de ar desobstruídas para evitar superaquecimento.
- No modelo de outsourcing da TecPrinters, a manutenção preventiva é feita por técnicos especializados em intervalos regulares, sem custo adicional e sem que você precise se lembrar de nada.
3. Usar Toner ou Cartucho Genérico / Remanufaturado
O preço mais baixo seduz, mas o custo efetivo pode ser muito maior.
O que acontece
Toners genéricos ou remanufaturados raramente passam pelos mesmos controles de qualidade dos originais. O pó pode ter granulometria irregular, ponto de fusão diferente ou vazar dentro da máquina. Quando isso acontece, a impressora inteira pode ser contaminada — e a garantia do fabricante é imediatamente cancelada.
O dado
A European Printing Industry Association estima que o uso de suprimentos não originais aumenta em 54% a probabilidade de falha crítica do equipamento. O custo médio de reparo após contaminação por toner genérico é de R$ 890, segundo apuração do setor — sem contar o tempo de parada.
No outsourcing gerenciado pela TecPrinters, todos os suprimentos são originais e certificados pelos fabricantes (Epson, Kyocera, Ricoh), com reposição proativa antes que o estoque acabe.
O que fazer
- Use exclusivamente toners e cartuchos originais do fabricante do equipamento.
- Verifique se o fornecedor do suprimento tem certificação ISO e procedência comprovada.
- Evite estoques muito grandes — toner armazenado em local quente ou úmido perde qualidade.
4. Desligar a Máquina de Forma Brusca ou na Hora Errada
Esse é o erro mais subestimado e um dos mais destrutivos.
O que acontece
Impressoras, especialmente as laser, executam ciclos internos após cada uso: calibração, resfriamento da unidade fusora e estacionamento seguro dos cabeçotes. Desligar o equipamento na tomada ou pela chave geral durante esse ciclo pode travar peças móveis, danificar o fusor e corromper a placa lógica.
Outro cenário comum: puxar o papel atolado com força bruta, rasgando o sensor interno de passagem de folha.
O dado
Levantamento da TecPrinters com base nos mais de 25 mil equipamentos sob sua gestão aponta que dezessete por cento das falhas em equipamentos com menos de 12 meses de uso estão relacionadas a desligamento incorreto ou mau manuseio de atolamentos.
O que fazer
- Sempre use o botão liga/desliga da própria impressora e aguarde o ciclo de desligamento completo.
- Em caso de atolamento, abra o equipamento e siga as marcações internas. Nunca puxe o papel com violência.
- Se a impressora ficar muito tempo sem uso, ligue-a ao menos uma vez por semana para evitar ressecamento de componentes lubrificados.
E se Você Não Quiser se Preocupar com Nada Disso?
Cada um desses erros tem solução. Mas exige tempo, conhecimento técnico e disciplina da equipe.
O outsourcing de impressão elimina esses quatro problemas de uma só vez:
| Problema | Como o Outsourcing Resolve |
|---|---|
| Papel inadequado | Suprimentos padronizados e fornecidos no SLA |
| Falta de manutenção | Preventiva programada com técnicos especializados |
| Toner genérico | Suprimentos originais certificados com reposição proativa |
| Manuseio incorreto | Equipe treinada + suporte remoto para orientação |
A TecPrinters gerencia mais de 25 mil equipamentos e processa 38 milhões de páginas por mês para empresas nos estados do Paraná, Santa Catarina e Rio Grande do Sul. Com diagnóstico gratuito do seu parque de impressão, você descobre exatamente onde estão os desperdícios e riscos — sem compromisso.
Perguntas Frequentes
Papel sulfite comum é adequado para impressoras laser?
Sim, desde que tenha gramatura mínima de 75 g/m² e esteja armazenado em local seco. Papéis muito finos ou úmidos causam atolamentos recorrentes.
Toner genérico realmente danifica a impressora?
Sim. A granulometria diferente e a falta de controle de qualidade podem contaminar o tambor e a unidade fusora, além de cancelar a garantia do equipamento.
Com que frequência devo fazer manutenção na impressora?
O ideal é seguir o cronograma do fabricante, geralmente a cada 5.000 a 10.000 páginas. Em contratos de outsourcing, essa frequência é definida e cumprida pelo fornecedor.
Vale a pena consertar uma impressora com contaminação de toner?
Depende. Se a contaminação atingiu o tambor e o fusor, o custo do reparo pode se aproximar do valor de um equipamento novo.
Sobre a TecPrinters
Com mais de 16 anos de mercado, a TecPrinters é referência em gestão de impressão corporativa no Sul do Brasil. São 38 milhões de páginas processadas por mês, mais de 25 mil equipamentos gerenciados e presença consolidada em Curitiba (PR), São José (SC) e Porto Alegre (RS). Parceira oficial de Epson, Kyocera, Ricoh, Zebra Technologies e PaperCut, a empresa atende tanto o setor privado quanto o setor público com contratos de grande escala e selo Carbono Neutro.