Se sua empresa ainda trata impressão como “só alugar uma máquina e comprar toner quando acabar”, você muito provavelmente está pagando mais do que deveria.
Estima-se que 70% das empresas brasileiras não sabem exatamente quanto gastam com impressão — e esse custo invisível pode representar entre 1% e 3% do faturamento de uma organização, de acordo com estudos de mercado da IDC.
Neste guia, você vai entender de uma vez por todas a diferença entre aluguel tradicional de impressoras e outsourcing de impressão, qual modelo entrega mais economia, previsibilidade e tranquilidade para o seu negócio, e como tomar a melhor decisão.
O que é aluguel tradicional de impressora?
O aluguel tradicional de impressoras é o modelo mais conhecido: você contrata um equipamento por um valor mensal fixo durante um período determinado (12, 24 ou 36 meses). Fora isso, todo o resto é por sua conta:
- Toner e suprimentos quando acabar
- Manutenção corretiva quando quebrar
- Peças e reposição
- Chamados técnicos emergenciais
Na prática, o aluguel tradicional resolve o problema do investimento inicial (Capex), mas não elimina a imprevisibilidade operacional.
Dado relevante: Segundo a consultoria Quocirca, empresas que usam aluguel tradicional gastam em média 22% a mais com suprimentos de emergência e manutenção corretiva não planejada em comparação com contratos de outsourcing.
O que é outsourcing de impressão?
Outsourcing de impressão (também chamado de gestão terceirizada de impressão ou managed print services) é um modelo muito mais amplo. Você não aluga uma máquina — você contrata disponibilidade e resultado.
No outsourcing, tudo está incluído em um único custo por página:
- Equipamentos (instalação, substituição, upgrade)
- Suprimentos originais com reposição proativa (antes de acabar)
- Manutenção preventiva e corretiva
- Monitoramento remoto 24 horas
- Relatórios de uso e governança (bilhetagem eletrônica)
- Suporte técnico especializado com SLA garantido
Como funciona na prática?
Empresas como a TecPrinters — líder no Sul do Brasil com mais de 25 mil equipamentos sob gestão e 38 milhões de páginas processadas por mês — operam em quatro etapas:
- Diagnóstico completo do parque de impressão atual (volume, desperdícios, gargalos)
- Implantação com equipamentos padronizados e modernos (Epson, Kyocera)
- Gestão proativa com monitoramento remoto e reposição automática de suprimentos
- Governança com bilhetagem eletrônica e relatórios mensais para tomada de decisão
Diferenças principais: aluguel vs outsourcing
| Aspecto | Aluguel Tradicional | Outsourcing de Impressão |
| Modelo de custo | Mensalidade fixa + custos variáveis (toner, manutenção) | Custo fixo por página (tudo incluso) |
| Suprimentos | Você compra quando acaba | Reposição proativa automática |
| Manutenção | Corretiva (chamado quando quebra) | Preventiva + corretiva + monitoramento |
| Equipe de TI | Envolvida em chamados recorrentes | Livre para focar no negócio |
| Previsibilidade | Baixa (gastos variam mês a mês) | Alta (custo 100% previsível) |
| Sustentabilidade | Sem controle | Carbono Neutro e gestão de resíduos |
| Relatórios | Nenhum | Bilhetagem eletrônica mensal |
| SLA | Geralmente 24h a 48h úteis | Garantido com multa por descumprimento |
Qual modelo vale mais para sua empresa?
Escolha o aluguel tradicional se:
- Seu volume de impressão é muito baixo (menos de 1.000 páginas/mês)
- Você tem uma equipe de TI dedicada com disponibilidade para gerir impressoras
- A previsibilidade de custos não é uma prioridade para sua gestão
- Você não precisa de relatórios de governança
Escolha o outsourcing de impressão se:
- Sua empresa imprime acima de 5 mil páginas por mês
- Você quer eliminar custos ocultos e ter previsibilidade financeira
- Sua equipe de TI perde tempo com chamados de impressão
- Você busca certificações de sustentabilidade como Carbono Neutro
- A continuidade operacional é crítica para o seu negócio
Quanto sua empresa pode economizar?
A TecPrinters já implantou outsourcing em empresas dos setores privado e público em toda a região Sul (Curitiba, São José, Porto Alegre). Os resultados típicos incluem:
- Redução de 25% a 35% nos custos totais com impressão
- Queda de até 60% nos chamados de TI relacionados a impressoras
- 100% de previsibilidade de custos (fim das compras de suprimento de última hora)
- Eliminação de paradas não programadas com SLA garantido
- Selo Carbono Neutro — sustentabilidade mensurável com impacto real no ESG
O fator sustentabilidade: um diferencial do outsourcing
Um benefício frequentemente ignorado é o impacto ambiental. O outsourcing de impressão permite:
- Redução no consumo de papel (com bilhetagem e relatórios de uso)
- Destinação correta de resíduos (toners e cartuchos reciclados)
- Equipamentos mais eficientes (tecnologia bulk ink da Epson reduz resíduo plástico)
- Compensação de carbono — toda operação com selo Carbono Neutro
Segundo a IDC, empresas que adotam gestão terceirizada de impressão reduzem em média 30% o volume de impressões nos primeiros 12 meses, simplesmente por terem visibilidade e governança sobre quem imprime o quê.
“A impressão corporativa sustentável deixou de ser diferencial e se tornou requisito para empresas que levam ESG a sério. O outsourcing com selo Carbono Neutro é o caminho mais direto para atingir essa meta.” — Equipe TecPrinters
Perguntas frequentes sobre outsourcing de impressão
O outsourcing é mais caro que comprar ou alugar uma impressora?
Depende de como você calcula. Se considerar apenas o valor da mensalidade, o aluguel parece mais barato. Mas quando você soma suprimentos + manutenção + peças + horas de TI + paradas não programadas, o outsourcing quase sempre sai mais em conta. A economia média reportada é de 25% a 35% sobre o custo total.
Como é feita a transição do modelo atual para o outsourcing?
Empresas especializadas como a TecPrinters fazem a transição de forma gradual e sem paradas. O processo começa com um diagnóstico gratuito do parque atual, seguido da substituição planejada dos equipamentos antigos. O time de suporte acompanha cada etapa para garantir continuidade operacional.
Preciso ter vínculo com alguma marca específica?
Não. A empresa de outsourcing define o equipamento ideal para cada perfil de uso. A TecPrinters, por exemplo, trabalha com Epson (jato de tinta empresarial bulk ink) e Kyocera (laser monocromático), selecionando a tecnologia mais adequada para cada cliente.
O que acontece se a impressora quebrar?
No outsourcing, a manutenção está incluída. Você aciona o suporte técnico e o SLA garante o reparo ou substituição em horas, não em dias. Enquanto isso, a operação não para, pois o contrato prevê equipamentos reserva ou contingência.
É possível incluir apenas parte do parque em outsourcing?
Sim. Muitas empresas começam com um projeto-piloto em um departamento ou unidade e depois expandem. O diagnóstico gratuito ajuda a desenhar a melhor estratégia de migração.
Conclusão: aluguel ou outsourcing?
A diferença fundamental é que o aluguel trata de equipamento, enquanto o outsourcing trata de serviço e resultado.
Para empresas que querem:
- Previsibilidade de custos → outsourcing
- Tranquilidade operacional → outsourcing
- Sustentabilidade real → outsourcing
- TI livre para focar no negócio → outsourcing
Para volumes muito baixos ou times com estrutura interna de suporte técnico dedicada, o aluguel tradicional ainda pode fazer sentido.
O primeiro passo é saber exatamente quanto sua empresa gasta hoje com impressão. A TecPrinters oferece um diagnóstico gratuito do parque de impressão — sem compromisso, sem venda casada, apenas os números reais para você tomar a melhor decisão.
Solicite seu diagnóstico gratuito e descubra quanto sua empresa pode economizar com outsourcing de impressão.
Sobre a TecPrinters
Com mais de 16 anos de mercado, a TecPrinters é referência em gestão de impressão corporativa no Sul do Brasil. São 38 milhões de páginas processadas por mês, mais de 25 mil equipamentos gerenciados e presença consolidada em Curitiba (PR), São José (SC) e Porto Alegre (RS). Parceira oficial de Epson, Kyocera, Ricoh, Zebra Technologies e PaperCut, a empresa atende tanto o setor privado quanto o setor público com contratos de grande escala e selo Carbono Neutro.